踏進公司，打開待辦事項清單，充滿動力和決心地開始新的一天，但隨時間的推移，你可能會慢慢發現：我今天好像沒有足夠時間來完成所有的任務。疲態畢露地結束一天的馬拉松式工作，清單上仍然有很多未完成的任務，第二天，同樣的情況再度重演。
你對這樣的情景也有共鳴嗎？
如果沒有一套安排優先順序的流程，就算你有完美的工具，還是有可能重演上述的情境，天天待辦事項玩你追我跑的遊戲。
是時候來點改變了！如果可以運用工具來有效安排工作的優先順序，就能重新掌握主導權，讓進度永遠領先於期限。
以下我們就來探索如何借助 Notion 排定工作的優先順序。
步驟一：建立任務清單
雖然聽起來像廢話，但實際上還是有部分的人急著投入工作，忽略了執行前的規劃。
有大量的研究顯示，製作檢查清單可以顯著提高生產效率。
在《清單革命：不犯錯的祕密武器》一書中，醫師葛文德 Atul Gawande 就指出正確使用清單的重要性——雖然清單無法幫醫師開刀，但它大幅減少了醫療問題和死亡，並助病人康復。
建立任務清單時，有幾個基本訣竅：
- 列出所有任務：列出所有需要完成的事情。
- 建立可行動的清單：羅列任務時，可能會有許多靈光一閃、關於工作的想法和目標，將他們記錄在別處，僅留下可行動的任務在清單上。
- 分割大任務：把大任務依步驟切成多個小任務，感覺上會更好達成，也更好管理。
為了更好地排定優先順序，你可以添加額外的資訊，如：
- 截止日期
- 完成每項任務需要的時間
- 連結相關任務
- 添加標籤（依任務類型添加標籤，例如：工作、生活）
在 Notion 中建立任務資料庫
在 Notion 中，我建議使用資料庫來建立你的任務清單，而不是使用待辦清單（核取方塊）。
原因是：
- 資料庫可以設定任務的詳細資訊，例如截止日、所屬專案、標籤等
- 資料庫更適合組織和排序任務
- 資料庫可以將任務與其他頁面或資料庫互連，有利於專案管理
步驟二：採用一種排定任務優先順序的方法
以下條列幾種排定任務優先順序的方法，以及你如何在 Notion 中實踐這些排序法：
方法一：艾森豪決策矩陣
艾森豪決策矩陣 Eisenhower Matrix 可以根據任務的重要性和急迫性來排定你的任務。
這個矩陣分為四個象限：
- 緊急且重要（→ 執行）：對你的目標至關重要的任務，需要立即關注，並在明天之前完成。
- 重要（→決定）：這些重要但非即時的任務，通常與長期目標和個人發展相關，應安排在稍後進行。但不要只是放著，而是要確實為任務另外安排執行的時間。
- 緊急（→委派）：需要及時完成、但對你的長期目標沒有貢獻的任務，指派給他人。
- 兩者皆非（→刪除）：刪除不對長期目標或當前需求有所貢獻的任務，以節省時間。
在 Notion 中建立艾森豪決策矩陣
在 Notion 中建立艾森豪決策矩陣很簡單：
- 建立一個任務資料庫
- 加入一個單選屬性，包括任務排序的四個象限：執行、決定、委派、刪除
- 使用標註區塊（Callout）製作四個不同背景色的區塊，並在區塊內，分別建立以四個象限篩選的圖庫資料庫。
在 Notion 中建立艾森豪決策矩陣，你可以直觀地分類任務，並快速決定接下來要做什麼，也可以輕鬆用拖曳的方式來改變任務所屬的象限。
方法二：ABCDE 法
拿出你在步驟一列出的任務清單，並將任務依照 A（最重要）到 E（最不重要）分級。在每個級別中的子任務，可以再依數字排序。
有效使用 ABCDE 法的訣竅
- 針對任務的重要性需客觀判定、誠實以對。如果你把所有事情都標記為 A 級任務，做就失去了排序的目的。
- 定期重新評估你的任務。優先順序會變，你的任務清單也應該變。定期重新評估你的任務，並根據需要調整它們的標籤。
- 不要忽視 E 級任務。我們容易專注於 A 級任務並忽視其它的級別。在你的清單中，應該有大部分的任務是可以稍後完成或轉交隊友的，記得委派那些後段任務，並盡可能刪除 E 級任務。我們的時間有限，專注於真正重要的事情。
ABCDE 法範例
以軟體工程師為例，他的任務排序會長這樣：
- 任務 A： 修復一個重大的應用程式錯誤。
- 任務 B： 為下週發布的程式編寫一個新功能。
- 任務 C： 更新專案文件。
- 任務 D： 參加團隊建設研討會。
- 任務 E： 清理電子郵件收件箱。
在 Notion 中的 ABCDE 方法
- 首先建立一個任務資料庫。
- 加入一個單選資料庫屬性，並將其命名為「優先順序」。
- 加入選項 A、B、C、D 和 E。
- 依重要性為每個任務分配一個級別。
- 你可以用「列表」呈現待辦，並把 sub-item 子項目的選項打開，最後呈現的樣子如下圖。
使用在 Notion 中使用 ABCDE 法，可以清晰看到任務分級，助你聚焦在當天需要完成的重要事項。
方法三：Ivy Lee 法
Ivy Lee 法是一個有年代的工作排序法，他的內容很簡單：
每天結束時，寫下隔天最重要的 6 個任務，並依重要性排列，第二天，從第一個任務開始執行，只有當它完成時才繼續下一個。
有效使用 Ivy Lee 方法的技巧
- 6 項任務，不能再多：專注於關鍵任務。
- 一次一項任務： 多工處理可能導致錯誤並降低效率。
- 持之以恆
如果你用這個方法，卻發現你的任務一直在拖延，同個任務延後好幾天都無法完成，那就是調整優先順序的時候了。
在 Notion 使用 Ivy Lee 法
- 建立一個任務資料庫
- 建立 2 個資料庫瀏覽模式：
- 待辦事項（用資料庫篩選功能過濾未完成的任務）：在這裡添加你每天的 6 個任務
- 所有任務
- 每天晚上，把 6 個任務添加到這個資料庫，並根據它們的重要性排序。
- 第二天，專注於按照它們列出的順序完成這些任務。
- 一天結束時，審視你的進度並準備第二天的清單。
步驟三：使用專案／任務管理模板來安排你的任務
列出你的待辦事項（步驟一）並決定它們的優先順序（步驟二）之後，將你的任務集中放在一個管理工具中，可以讓你清楚地看到所有任務，追蹤進度，並在需要時做出調整。
Notion 很適合作為任務和專案管理，你可以依照工作內容和習慣，打造專屬的工作系統，使流程更順暢，效率更高。
一旦設定好，這個系統技能順暢運作，從長遠來看，可以節省你寶貴的時間和精力。
有效設定任務優先順序，是提高生產力的關鍵
學習和習慣這些方法可能需要一點時間，但長期看來，他們能夠助你高效工作，也許節省下的時間，可以進一步為你實現工作生活平衡的理想。
試試將這些方法融入你的工作中吧！
