用 Notion 管理客戶專案的 5 個最佳技巧

嗨，大家好，我是米米 Miyavi。

管理客戶專案有時候就像在為了貓咪東奔西走，（要時刻起身關心誰打架了、誰有飛來飛去打翻東西了，有養貓的你就會懂！）電子郵件一封接一封，對話像打乒乓球一樣不停來回，心裡總有一種「我是不是漏掉了什麼重要的東西？」的感覺⋯⋯

以前我在行銷代理商工作時，天天都是上述的感覺，那時候我就想，要是有一個公司與客人一起共用的平台，可以把檔案、專案進度、任務、相關數據資料都放在上面就好了。

有了過往「慘痛」又雜亂的經驗，我後來在 Notion 上打造了可以和客戶一起共同使用的「客戶專案協作模板」（又稱 Client Portal 客戶入口）。今天，就讓我來分享一些用 Notion 來製作客戶專案協作模板、組織專案的小技巧給你吧！

文章目錄

為什麼你需要一個客戶專案協作模板？

很多時候，我們常會急著跳入專案執行，忘了先思考先建立一個專有的「專案交付平台」，讓執行過程更加流暢——從前的我就是這樣。

客戶專案協作模板是一個集中的專案資訊中心，它的作用是雙向的——客戶需要知道的一切，和你需要做的一切都在這裡。

有了一個客戶專案協作模板，等於為每個專案建立「單一真相的來源」，有一個可以集中紀錄的地方，就不用來來回回在電子郵件、Line 訊息中挖掘和客戶討論的訊息了。

那麼，該如何建立一個理想的客戶專案協作模板呢？

首先，你可以想想你面對的客戶在專案執行過程中，最需要哪些資訊。例如：

專案時間表、目標與里程碑
常見問題與專案導引
重要文件與檔案
對話或會議紀錄
款項狀態和發票

以上這些項目，你都可以汲取過往與客戶合作的經驗，思考最適合你的專案類型的內容。

為什麼 Notion 適合用來製作客戶專案協作模板 Client Portal？

Notion 最棒的地方就是它的功能很靈活，你可以按照自己與客戶的具體需求來客製化製作。

當你建立了一個客戶專案協作模板，逐漸熟悉和改進後，等同建立一套你獨有的工作流程。你可以把它輕鬆套用在其他新客戶身上，為你節省客戶 onboarding 和溝通的時間。

你與每個客戶都應該要使用獨立的專用工作區（模板），就像給每個客戶一間 VIP 貴賓室一樣。

建立 Notion 客戶專案協作模板的 5 個小技巧

技巧一：明確列出角色和責任

「窗口是誰？這個區塊我該跟誰對接？」

為了避免這些問題，必須在一開始明確說明每個人的角色、工作內容，在後續雙方對接時，雙方也不用花時間找對的窗口。

你可以在你的 Notion 客戶專案協作系統中建立一個專門區塊，詳細說明誰負責什麼。你可以囊括雙方的核心團隊成員，以及其他參與專案的第三方合作人員。

就這麼一件小事情，就能幫你們省下無數的來回對話時間。

技巧二：善用資料庫瀏覽模式來視覺化進度

人類是視覺動物，我們喜歡看到進度從「未開始」推進到「完成」的過程。多變化和視覺化的呈現，會幫助雙方更快理解現況。

我習慣在我的專案管理區中，穿插使用表格、圖庫（gallery view）和日曆等資料庫瀏覽方式。

要呈現專案時間表，日曆是首選
要追蹤專案進度，我喜歡用圖庫卡片＋公式來呈現，最美觀
如果要呈現詳細的專案與任務資訊，表格是最佳選擇

🌝 米米補充說明：帶有進度條的圖庫非常適合追蹤個別專案的狀態，記得把「專案的圖庫資料庫」跟「任務資料庫」用關聯屬性連結在一起，把待辦指向相關的專案，並用匯總（rollup）或公式（formula）屬性來抓出進度條，當你完成這些專案任務時，專案進度條就會自動更新囉！

另外，別忘了詳細設計 Notion 資料庫的篩選和排序功能，你可以為資料庫建立不同的瀏覽表，方便查看下週到期的緊急任務，或將進行中的專案與已完成的專案分開。這些小細節都可以為你的客戶專案協作區加分。

🌝 米米小提醒： 別忘了確認客戶的喜好與習慣。有些人喜歡詳細的書面報告，有些人則不喜歡看一堆字、只想看圖表。

技巧三：集中管理所有文件

在 Notion 集中管理文件其實很方便，你不一定要把所有的文件都建立在 Notion 的資料庫裡面，也可以把外部的檔案嵌入到 Notion 中。

在客戶專案協作模板中統一管理所有與專案相關的文件，例如合約、專案簡報和參考資料，這樣你和你的客戶隨時都可以輕鬆找到檔案，不用再去翻閱手機訊息或信件。

🌝 米米補充說明：如果你有使用 Google 雲端硬碟，你也可以在 Notion 裡嵌入這些檔案，讓客戶專案協作區成為客戶找資料的唯一來源。畢竟每次你用雲端硬碟丟檔案，除非你共享整個資料夾，在客戶端的雲端硬碟中大多是零散地呈現，要管理並不方便，如果可以整合在一起，就能為雙方省去不少麻煩。

技巧四：讓客戶輕鬆提供建議

專案進行途中，搜集客戶回饋很重要，但搜集的方法卻充滿挑戰。若是客戶只在對話或文字訊息中提供回饋，訊息很容易被洗掉，因此可能會漏掉執行。

我的方式是在專案成品交付區中，建立一個專門的回饋區塊，只要簡單、鼓勵客戶溝通就可以了，方便客戶直接在成品旁提供修改建議。

當然，如果你的客戶對 Notion 很熟悉，直接請對方使用修改建議或評論功能提供回饋也可以。

延伸閱讀：Notion 建議修改功能全攻略，協作編輯新利器

當回饋與建議不再散落於 E-mail 或訊息裡，統整起來就容易很多了！

此外，你可以另外建立一個回饋表單，讓客戶在專案完成後填寫，嵌入你喜歡的任何表單服務，NoteForms、Google 表單都可以。有了客戶的回饋，你才能持續加強自己的表現。

Notion 也即將推出表單功能囉！來這邊看小勝利搶先試用評測：Notion 表單搶先測試，即將可以用 Notion 做問卷囉！

技巧五：善用 Notion 的協作功能來加強溝通

專案管理的最大挑戰之一，就是確保每個人對專案進度、目標有一致的理解，這時候，保持良好的溝通就很重要。你可以透過這些方式鼓勵雙方協作：

鼓勵團隊和客戶多多使用專案協作模板進行溝通，讓資訊集中。
使用 @ 提及在評論或任務中標記負責人。
鼓勵雙方一起在 Notion 的文件中進行腦力激盪。
多多使用頁面中的評論功能進行討論。

雖然是一些小方法，但只要能鼓舞雙方活躍使用這個協作平台，就會對專案溝通有大大的幫助哦！

一些提升客戶專案協作模板性能的小工具

會議排程工具：使用 Google Calendar 的時段預約功能和 Calendly。
回饋搜集表單：活用 NoteForms、 Tally、 Typeform 和 Google Forms 等表單服務，高效搜集客戶回饋，幫助你加強團隊的工作表現。
雲端硬碟：把 Google Drive 或 Dropbox 的文件整合到 Notion 中，確保 Notion 是前往這些重要文件的唯一管道，方便管理。
通訊軟體整合： 如果你是使用 Slack 跟客戶溝通，你可以利用最新的 Notion AI 功能，授權 Notion 取得 Slack 訊息，請 Notion AI 幫你總結訊息的內容。