嗨,大家好,我是米米 Miyavi。
管理客戶專案有時候就像在為了貓咪東奔西走,(要時刻起身關心誰打架了、誰有飛來飛去打翻東西了,有養貓的你就會懂!)電子郵件一封接一封,對話像打乒乓球一樣不停來回,心裡總有一種「我是不是漏掉了什麼重要的東西?」的感覺⋯⋯
以前我在行銷代理商工作時,天天都是上述的感覺,那時候我就想,要是有一個公司與客人一起共用的平台,可以把檔案、專案進度、任務、相關數據資料都放在上面就好了。
有了過往「慘痛」又雜亂的經驗,我後來在 Notion 上打造了可以和客戶一起共同使用的「客戶專案協作模板」(又稱 Client Portal 客戶入口)。今天,就讓我來分享一些用 Notion 來製作客戶專案協作模板、組織專案的小技巧給你吧!
為什麼你需要一個客戶專案協作模板?
很多時候,我們常會急著跳入專案執行,忘了先思考先建立一個專有的「專案交付平台」,讓執行過程更加流暢——從前的我就是這樣。
客戶專案協作模板是一個集中的專案資訊中心,它的作用是雙向的——客戶需要知道的一切,和你需要做的一切都在這裡。
有了一個客戶專案協作模板,等於為每個專案建立「單一真相的來源」,有一個可以集中紀錄的地方,就不用來來回回在電子郵件、Line 訊息中挖掘和客戶討論的訊息了。
那麼,該如何建立一個理想的客戶專案協作模板呢?
首先,你可以想想你面對的客戶在專案執行過程中,最需要哪些資訊。例如:
- 專案時間表、目標與里程碑
- 常見問題與專案導引
- 重要文件與檔案
- 對話或會議紀錄
- 款項狀態和發票
以上這些項目,你都可以汲取過往與客戶合作的經驗,思考最適合你的專案類型的內容。
為什麼 Notion 適合用來製作客戶專案協作模板 Client Portal?
Notion 最棒的地方就是它的功能很靈活,你可以按照自己與客戶的具體需求來客製化製作。
當你建立了一個客戶專案協作模板,逐漸熟悉和改進後,等同建立一套你獨有的工作流程。你可以把它輕鬆套用在其他新客戶身上,為你節省客戶 onboarding 和溝通的時間。
你與每個客戶都應該要使用獨立的專用工作區(模板),就像給每個客戶一間 VIP 貴賓室一樣。
建立 Notion 客戶專案協作模板的 5 個小技巧
技巧一:明確列出角色和責任
「窗口是誰?這個區塊我該跟誰對接?」
為了避免這些問題,必須在一開始明確說明每個人的角色、工作內容,在後續雙方對接時,雙方也不用花時間找對的窗口。
你可以在你的 Notion 客戶專案協作系統中建立一個專門區塊,詳細說明誰負責什麼。你可以囊括雙方的核心團隊成員,以及其他參與專案的第三方合作人員。
就這麼一件小事情,就能幫你們省下無數的來回對話時間。
技巧二:善用資料庫瀏覽模式來視覺化進度
人類是視覺動物,我們喜歡看到進度從「未開始」推進到「完成」的過程。多變化和視覺化的呈現,會幫助雙方更快理解現況。
我習慣在我的專案管理區中,穿插使用表格、圖庫(gallery view)和日曆等資料庫瀏覽方式。
- 要呈現專案時間表,日曆是首選
- 要追蹤專案進度,我喜歡用圖庫卡片+公式來呈現,最美觀
- 如果要呈現詳細的專案與任務資訊,表格是最佳選擇
🌝 米米補充說明:帶有進度條的圖庫非常適合追蹤個別專案的狀態,記得把「專案的圖庫資料庫」跟「任務資料庫」用關聯屬性連結在一起,把待辦指向相關的專案,並用匯總(rollup)或公式(formula)屬性來抓出進度條,當你完成這些專案任務時,專案進度條就會自動更新囉!
另外,別忘了詳細設計 Notion 資料庫的篩選和排序功能,你可以為資料庫建立不同的瀏覽表,方便查看下週到期的緊急任務,或將進行中的專案與已完成的專案分開。這些小細節都可以為你的客戶專案協作區加分。
🌝 米米小提醒: 別忘了確認客戶的喜好與習慣。有些人喜歡詳細的書面報告,有些人則不喜歡看一堆字、只想看圖表。
技巧三:集中管理所有文件
在 Notion 集中管理文件其實很方便,你不一定要把所有的文件都建立在 Notion 的資料庫裡面,也可以把外部的檔案嵌入到 Notion 中。
在客戶專案協作模板中統一管理所有與專案相關的文件,例如合約、專案簡報和參考資料,這樣你和你的客戶隨時都可以輕鬆找到檔案,不用再去翻閱手機訊息或信件。
🌝 米米補充說明:如果你有使用 Google 雲端硬碟,你也可以在 Notion 裡嵌入這些檔案,讓客戶專案協作區成為客戶找資料的唯一來源。畢竟每次你用雲端硬碟丟檔案,除非你共享整個資料夾,在客戶端的雲端硬碟中大多是零散地呈現,要管理並不方便,如果可以整合在一起,就能為雙方省去不少麻煩。
技巧四:讓客戶輕鬆提供建議
專案進行途中,搜集客戶回饋很重要,但搜集的方法卻充滿挑戰。若是客戶只在對話或文字訊息中提供回饋,訊息很容易被洗掉,因此可能會漏掉執行。
我的方式是在專案成品交付區中,建立一個專門的回饋區塊,只要簡單、鼓勵客戶溝通就可以了,方便客戶直接在成品旁提供修改建議。
當然,如果你的客戶對 Notion 很熟悉,直接請對方使用修改建議或評論功能提供回饋也可以。
當回饋與建議不再散落於 E-mail 或訊息裡,統整起來就容易很多了!
此外,你可以另外建立一個回饋表單,讓客戶在專案完成後填寫,嵌入你喜歡的任何表單服務,NoteForms、Google 表單都可以。有了客戶的回饋,你才能持續加強自己的表現。
Notion 也即將推出表單功能囉!來這邊看小勝利搶先試用評測:Notion 表單搶先測試,即將可以用 Notion 做問卷囉!
技巧五:善用 Notion 的協作功能來加強溝通
專案管理的最大挑戰之一,就是確保每個人對專案進度、目標有一致的理解,這時候,保持良好的溝通就很重要。你可以透過這些方式鼓勵雙方協作:
- 鼓勵團隊和客戶多多使用專案協作模板進行溝通,讓資訊集中。
- 使用 @ 提及在評論或任務中標記負責人。
- 鼓勵雙方一起在 Notion 的文件中進行腦力激盪。
- 多多使用頁面中的評論功能進行討論。
雖然是一些小方法,但只要能鼓舞雙方活躍使用這個協作平台,就會對專案溝通有大大的幫助哦!
一些提升客戶專案協作模板性能的小工具
- 會議排程工具:使用 Google Calendar 的時段預約功能 和 Calendly。
- 回饋搜集表單:活用 NoteForms、 Tally、 Typeform 和 Google Forms 等表單服務,高效搜集客戶回饋,幫助你加強團隊的工作表現。
- 雲端硬碟:把 Google Drive 或 Dropbox 的文件整合到 Notion 中,確保 Notion 是前往這些重要文件的唯一管道,方便管理。
- 通訊軟體整合: 如果你是使用 Slack 跟客戶溝通,你可以利用最新的 Notion AI 功能,授權 Notion 取得 Slack 訊息,請 Notion AI 幫你總結訊息的內容。
想要加強你的客戶專案管理流程嗎?
總感覺被管理客戶專案壓得喘不過氣?我懂。讓我推薦個好東西給你,那就是我運用過往行銷專案管理的經驗,精心打造的「Notion 客戶專案協作模板」!
它可以幫助你簡化幫客戶 onboarding 、專案執行到結束的這段工作流程,改善溝通。這個模板就是一個專案管理中心,存放所有與專案相關的資訊,讓你和你的客戶都能輕鬆保持有序,有餘裕地把注意力放在真正需要費心的地方:專案本身。
點擊下方的模板連結,一起深入了解我的 Notion 客戶專案協作模板可以幫助你做到什麼吧: